home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / accoting / medlin / medlin.arc / PCINV.DOC < prev   
Encoding:
Text File  |  1992-08-12  |  14.4 KB  |  336 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.                               PCINV
  5.                            Version 1.2
  6.                   Copyright 1992 by Jerry Medlin
  7.  
  8.  
  9. PROGRAM DESCRIPTION
  10.  
  11.      PCINV is an invoice writing program for small and medium size
  12. businesses which works directly with PC-AR Accounts Receivable.
  13. The program runs on a IBM PC or compatible computer, with one disk
  14. drive and at least 256k memory.
  15.  
  16.      PCINV is a Shareware program.  You are encouraged to give
  17. copies to anyone who might use it.  If you like the program and
  18. find it useful, please contribute $25 to:
  19.  
  20.                Jerry Medlin
  21.                1461 Sproul Ave.
  22.                Napa, Ca.  94559
  23.  
  24.      To order using Master Card or Visa, call (707) 255-4475.
  25.  
  26.      Your contribution entitles you to a copy of the latest
  27. version of the program and limited telephone assistance, should
  28. you require it.
  29.  
  30.      To run the program, simply type "PCINV".  If you want to
  31. specify a drive and path for your data, add the drive and path
  32. description after the program name.  i.e. type "PCINV B:" to use
  33. the B drive for data files.
  34.  
  35.      A menu is then displayed for operator selection:
  36.  
  37.           Enter or Change Sales Codes
  38.           Enter or Change Customers
  39.           Enter or Change Charges & Payments
  40.           Enter & Print Invoices
  41.           Configure Program
  42.           Save Data and End
  43.  
  44.      Because PCINV works directly with PC-AR accounts receivable,
  45. you should be familiar with PC-AR before attempting to use PCINV.
  46. PCINV uses the same data files created by PC-AR.  The first three
  47. items on the menu are essentially identical to the first three
  48. choices in the PC-AR program.  You may enter or change customers,
  49. sales codes and charges and payments entries just as you would
  50. with PC-AR.  Anything entered using PCINV will also show up when
  51. you run PC-AR, and anything entered using PC-AR will be available
  52. to PCINV.
  53.  
  54.      The fourth menu choice, Enter & Print Invoices, allows you to
  55. enter and print invoices one at a time.  When the invoice is
  56. printed, the details of the invoice are immediately posted to PC-
  57. AR to be included in the next statement.
  58.  
  59. ENTER OR CHANGE SALES CODES
  60.  
  61.      An additional field has been added to the sales codes used by
  62. PC-AR to designate each sales code as either taxable or non-
  63. taxable.  Sales tax will be calculated for all taxable items and
  64. the total posted to a sales code for sales tax.  Use this
  65. selection to add to the sales codes entered with PC-AR and to mark
  66. all sales codes as taxable or non-taxable.  Just scroll up and
  67. down through the sales codes and use the * key to mark or unmark
  68. taxable items.
  69.  
  70.      If your sales are subject to sales tax, and you do not
  71. already have a sales code for sales tax, enter one now.  Then, use
  72. the Configure Program selection to enter the same three digit code
  73. into the program.
  74.  
  75.      You may add new sales descriptions, codes and amounts at any
  76. time.
  77.  
  78.  
  79. ENTER OR CHANGE CUSTOMERS
  80.  
  81.      You may enter, change or delete customers exactly as you
  82. would with PC-AR.  In fact, you are working with the same data
  83. file, so any additions, changes or deletions made with PCINV will
  84. immediately be reflected in PC-AR.
  85.  
  86.  
  87. ENTER OR CHANGE CHARGES AND PAYMENTS
  88.  
  89.      This selection is identical to the same selection in the PC-
  90. AR program.
  91.  
  92.      Details of each invoice printed are immediately available
  93. here for editing.
  94.  
  95.  
  96. ENTER & PRINT INVOICES
  97.  
  98.      This selection is the heart of the PCINV program.  It allows
  99. you to enter all of the information for an invoice and then print
  100. that invoice using one of four different print formats.  The
  101. invoice format is determined by the Configure Program menu.  Only
  102. one invoice may be entered at a time.  PCINV does not allow for
  103. batch printing of invoices.
  104.  
  105.      The following information is entered for each invoice:
  106.  
  107.      Customer Code - The 10 digit customer code.  Each customer
  108.      has a unique customer code.  It is preferable to use the last
  109.      name and part of the first name for a customer code, although
  110.      numbers may be used.  Read the PC-AR manual for more
  111.      information on the customer code.
  112.  
  113.      Invoice Date - The month, day and year should be entered
  114.      separated by slashes "/" or dashes "-".  ie 3/28/90 for March
  115.      28th, 1990.  Most of the time, just press <Enter> and the
  116.      computer's "system date" will be entered for the first
  117.      invoice or the prior invoice date for all subsequent
  118.      invoices.
  119.  
  120.      Due Date - The due date is also entered as a month, day and
  121.      year separated by slashes or dashes.  Pressing <Enter> enters
  122.      a date one month after the due date for the first invoice or
  123.      the prior due date for all subsequent invoices.  You may also
  124.      enter an alphabetic entry such as "Upon Receipt".
  125.  
  126.      Invoice Number - You may enter numbers or alphabetic
  127.      characters.  Pressing the plus key adds one to the previous
  128.      invoice number.  If you use invoices with pre-printed invoice
  129.      numbers, be sure the number entered is the same as the next
  130.      blank invoice in the printer.
  131.  
  132.      Next, the invoice details are entered.  You may enter either
  133. 14 or 50 lines for each invoice depending on which form you have
  134. chosen using the Configure Program selection.
  135.  
  136.      Reference Number - The 8 characters or numbers you enter here
  137.      will be printed under the "Reference #" column on the
  138.      invoice.  You may enter P.O. numbers, additional descriptive
  139.      information or leave it blank.
  140.  
  141.      Sales Code - Enter one of the sales codes.  Each time you
  142.      enter and additional number of the three digit sales code,
  143.      all of the possible matches are shown at the bottom of the
  144.      screen.
  145.  
  146.      Description - The description may be up to 42 characters
  147.      long.  If you enter the @ symbol anywhere in the description,
  148.      the number immediately following the @ symbol will be
  149.      multiplied by the first number in the description and
  150.      automatically entered as the amount for this line.  So, if
  151.      you enter a description of:
  152.  
  153.      125  No. 201101 Left Handed Widget Adjusters @ $1.22 each
  154.  
  155.      the amount will be entered as $152.50.
  156.  
  157.      If you have entered a price for a sales code under Enter or
  158.      Change Sales Codes, you may enter only a quantity for the
  159.      description.  The quantity will be multiplied by the price to
  160.      obtain the amount.
  161.  
  162.      If you need more than 42 characters for a description, enter
  163.      additional lines with a zero for the amount.  The zero will
  164.      not be printed on the invoice.
  165.  
  166.      Pressing <Enter> for the description will enter the
  167.      description entered with the sales code.
  168.  
  169.      Amount - Enter the amount, calculator style.  If you included
  170.      a price and quantity in the description, the amount will be
  171.      automatically calculated and entered.
  172.  
  173.      For each line, sales tax will be calculated, entered at the
  174. bottom of the screen and added to the invoice total.  Sales tax is
  175. only calculated for those sales codes marked as taxable using the
  176. Enter or Change Sales Codes selection of PCINV.  When you have
  177. entered all of the individual lines for the invoice, press escape
  178. at the Reference Number prompt and you will be presented with the
  179. following choices:
  180.  
  181. <> Scroll up     <Ins> Insert     <C> Change
  182. <> Scroll down   <Del> Delete     <+> Resume adding
  183. <Home> Goto Top   <S> Sort Items   <P> Print Invoice
  184. <End> Goto Bottom       <Esc> Return to Menu
  185.  
  186.      Press P to print the invoice.  The other keys allow you to
  187. scroll up and down through the invoice detail and to change and
  188. sort the items.  The <> Scroll up key will also allow you to
  189. scroll up to the invoice heading information and change the
  190. Customer Code, Invoice Date, Due Date and Invoice Number.  Press
  191. Escape to return to the main menu.
  192.  
  193.      When the invoice has printed to your satisfaction, press the
  194. plus key <+> to enter another invoice or press escape to return to
  195. the main menu.
  196.  
  197.      If, for some reason, the invoice does not print correctly,
  198. realign your printer and press <P> again.  You may print the
  199. invoice as often as you like, and it will only be posted to PC-AR
  200. one time.
  201.  
  202.      If you wish to cancel an invoice, use the delete <Del> key to
  203. delete all of the lines for that invoice and then press plus <+>
  204. to reenter or <Esc> to return to the main menu.
  205.  
  206.      If it becomes necessary to void an invoice that is no longer
  207. displayed on the Enter and Print Invoices screen, you must go to
  208. the Enter or Change Charges and Payments selection and delete all
  209. of the entries for the voided invoice.
  210.  
  211.  
  212. OBTAINING FORMS
  213.      
  214.      Using the configure program options described below you may
  215. print invoices on one of two preprinted forms available from New
  216. England Business Services (NEBS).  The short invoice form, number
  217. 9296, is seven inches long and can print up to 14 lines of
  218. information plus the tax and total.  The long form, 9292, is
  219. eleven inches long and can include up to 50 lines plus the tax and
  220. total.  Both forms are 7.5 inches wide.  The forms can be ordered
  221. pre printed with your company name and address, by calling NEBS at
  222. 800-338-3810.  The mail code number is 95111.
  223.  
  224.      In addition, you may use the configure program to make the
  225. program print invoices on plain paper.  The paper could be either
  226. 7 inches or 11 inches long, but 11 inches is the obvious choice --
  227. I have yet to find a source for paper stock perforated at 7
  228. inches.
  229.      
  230. CONFIGURE PROGRAM
  231.  
  232.      Use this selection to configure the PCINV program.  Any
  233. changes are saved immediately and remain in effect even after
  234. terminating the program.  Use the up and down arrows to move the
  235. pointer, and then press <C> to change an item.  You are allowed to
  236. change the following information:
  237.  
  238.      Display Colors - If you have a color adapter and monitor, you
  239.      can change the colors for screen borders, program prompts,
  240.      data, and background.  Allowable colors are from 0 to 15
  241.      (except for background color which can only be from 0 to 7).
  242.      The display is instantly updated as you enter the new colors.
  243.  
  244.      Laser Printer? - You may also change the way PCINV starts a
  245.      new page.  Usually, PCINV starts a new page by counting
  246.      lines, until the page total equals 66 lines.  If you enter a
  247.      "Y" for the laser printer question, PCINV starts a new page
  248.      by issuing a form feed command.  This also works on most
  249.      other printers, but requires you to set the top of form,
  250.      before you start printing.
  251.  
  252.      Plain Paper Invoice? - If you change this to a "Y", invoices
  253.      can be printed on plain paper.  The program will print the
  254.      required headings and horizontal lines and will print the
  255.      word "INVOICE" at the top of the page.  A "N" answer prints
  256.      the invoice information only on pre printed forms.  The forms
  257.      can be either 7 inches or 11 inches long as determined by the
  258.      Long or Short Invoice Form selection.
  259.  
  260.      Long or Short Invoice Form? - Choose L for a full page
  261.      invoice with up to 50 lines of detail.  Choosing S, limits
  262.      the invoice to 14 lines of detail on a 7 inch long invoice.
  263.      The forms available are discussed in the previous section.
  264.  
  265.      Sales Tax Rate (Percent) - Enter the sales tax rate for your
  266.      business as a percentage.  If your sales tax multiplier is
  267.      .0625, then enter 6.250 as the sales tax rate.  This number
  268.      will be multiplied by the amount for each taxable sales code
  269.      to obtain the sales tax total for the invoice.
  270.  
  271.      Sales Tax Sales Code -  Sales tax for each invoice will be
  272.      posted to this three digit sales code.  This should
  273.      correspond with the sales code entered under Enter and Change
  274.      Sales Codes for Sales Tax.
  275.  
  276.      Printer Number (1 or 2) - If you have a second printer
  277.      installed and want to print invoices on it, change this
  278.      number from 1 to 2.
  279.  
  280.      Path for Data Files - Enter a drive and path designation for
  281.      PCINV data.  If you want the program to read data from the B
  282.      drive, enter B:.
  283.  
  284.      Invoice Heading - If your company name and address is not pre
  285.      printed on the invoice forms, you may enter up to 5 lines for
  286.      a invoice heading.  This name and address would normally be
  287.      the same as the statement heading you entered into the PC-AR
  288.      program using ARCONFIG.
  289.  
  290.      Customer Heading - The program normally prints "Sold to:"
  291.      immediately before the customer's name and address on the
  292.      invoice.  You may change this to any other heading that might
  293.      be more appropriate to your business.  To change it to a
  294.      blank, press the space bar and then press enter.
  295.  
  296.      Footer Statement on Invoice - Enter up to 30 characters that
  297.      will print as a footer statement on each invoice.  The footer
  298.      statement will be printed to the left of the Total at the
  299.      bottom of the invoice.
  300.  
  301.      Phone/Memo Printed on Invoice - The phone number or memo
  302.      entered for each customer can be printed on the invoice to
  303.      the right of the customer's address if "Y" is selected.  The
  304.      Phone/Memo field can be up to 48 characters long.
  305.  
  306.  
  307.      When you have finished making your changes, press the escape
  308. key to exit this selection.  The new information will be saved.
  309.  
  310. HELPFUL HINTS
  311.  
  312.      The escape key is always used to go back to the previous
  313. operation.  From anywhere in the program, if you continue to press
  314. the escape key, you will eventually return to the main menu.
  315.  
  316.      PCINV transfers every detail of every invoice to PC-AR.  If
  317. you don't want that much detail on the PC-AR statements, you may
  318. want to use the ARCONFIG program set "Invoice Detail on Statement"
  319. to "N".  That way, only the invoice number and invoice total show
  320. up on the statement.
  321.  
  322.      Each customer must have a unique customer code for posting.
  323. If you use numbers, the program won't object, if the numbers are
  324. all the same length.  Customer number 1 should be entered as
  325. 00001, for instance.  But, you should at least try the method
  326. suggested earlier in the manual.  Use a customer code made up of
  327. the customers last name plus as much of the first name as the 10
  328. character limit allows.  Jane Smith would then have a code of
  329. SMITHJANE (Notice there are no spaces).  This method allows rapid
  330. posting of invoices, without looking up customer numbers.  The
  331. searching method allows you to quickly examine the codes for all
  332. of the Smiths, by typing SMITH when asked for a code.
  333.  
  334.      PCINV is written in Turbo Pascal.  The source code is
  335. available for $95.
  336.